La rueda de prensa es una herramienta oportuna cuando se pretende allanar las distancias entre los informadores y los que elaboran y remiten la información, recibir feedback de la información, matizar y resolver dudas y preguntas. Es adecuada para presentar nuevos productos, introducir una marca o entidad o revelar un volumen importante de información novedosa.  Aquí os ofrecemos algunos consejos para que resulte un éxito.

1. Definir con claridad que la rueda de prensa es la mejor opción estratégica para alcanzar los objetivos planteados. Podría haber alternativas más idóneas, dependiendo de la meta propuesta (una presentación de la organización, un seminario, el envío de una nota de prensa, un almuerzo informativo, etc.) .
2. Una rueda de prensa no es la mejor opción estratégica si se transforma en el marco para un mero comunicado corporativo, sin vocación de resolver dudas o cuestiones o si la información que se facilita resulta intrascendente para los medios. ¡Vaya pérdida de tiempo! Pensarán, y la credibilidad de la empresa puede caer en picado.
3. Hay que aportar cifras y datos novedosos y cuantificables. No exponga que la facturación del grupo  ha crecido un 10 o un 50% si no está dispuesto a facilitar la cifra total de ventas. Los porcentajes por sí solos se quedan para las estadísticas.
4. Elimine de su lenguaje la coletilla “empresa líder”. Todos los directivos están convencidos de que su empresa lo es, pero los profesionales de los medios requieren datos objetivos. Que los datos hablen por usted: la primera empresa por facturación, por exportación, por inversión en I+D o por innovación, y acompañe esta declaración con la gráfica de facturaciones, inversiones, etc. de su sector.
5. Resulta más enriquecedor una presentación en la que se contextualiza la información aportada. Nuestra organización se enmarca en un contexto internacional, económico, sectorial, etc… Proporcione al menos algunas pinceladas del entorno para ampliar la comprensión de la información facilitada.
6. Huya de las palabras excesivamente técnicas y crípticas y de los mensajes largos y engorrosos. Las palabras técnicas consideradas necesarias deben ir seguidas de una explicación sucinta en que se explique claramente el significado. Mejor frases cortas.
7. Apoye su discurso con buena documentación impresa (acompañada de fotografías y logos)  que se facilitará tras el encuentro y/o PowerPoint.
8. Es clave la elección del portavoz en la rueda de prensa. Tiene que representar a su organización y conocer los entresijos, pero debe seducir a su público. No importa tanto el estilo como la naturalidad y la franqueza.
9. No olvide las características logísticas: organizar el evento en un lugar próximo a las redacciones, bien comunicado por medios de transporte, en una franja horaria adecuada para los profesionales y en un día en el que no haya excesivo flujo de información mejorarán sus perspectivas de éxito.
10. No tema organizar una rueda de prensa fuera de su ámbito geográfico más próximo o convocar a medios de otros países. Si su mercado y objetivos estratégicos están en cualquier otro lugar, planifique la mejor manera de hacerse oír por este público.

En todo caso su empresa puede elegir una buena agencia de comunicación -o puede hacer que la agencia experta apoye a su organización interna - que tenga en cuenta, aplicando su experiencia y profesionalidad, todos estos aspectos para conseguir los objetivos de comunicación marcados. Porque no hay cosa más triste que enfrentarse a una sala vacía cuando uno tiene algo importante que contar.

1. Utiliza un título que enganche.
2. Combina la información con fotografías, gráficos y/o videos que sean atractivos.
3. Incluye enlaces a páginas relaccionadas con el artículo o las definiciones que empleas.
4. Utiliza listas, negritas, cursivas y todos aquellos elementos de composición que puedan hacer más fácil de leer y más atractivo a la vista. Una buena estructura de la información también ayuda, añadiría yo.
5. Escribe de manera personal, implicándote en lo que dices, aunque sea un blog profesional. El lector necesita saber que apoyas emocionalmente el contenido.
6. Haz artículos cortos, si te pasas, mejor divide el artículo en dos. El usuario web no pierde el tiempo así como así.
7. Referencia los artículos, si el material no es completamente tuyo, cita al autor y pon un enlace al artículo original. (yo lo he hecho ¿no?, Laura-Lee Walker )
8. Escribe cosas interesantes y no aburras al personal (Esto sí es realmente difícil).
9. Provoca los comentarios, para tener una relación con el lector. Por ejemplo, termina el artículo con una pregunta.
10. Adopta puntos de vista novedosos, que provoquen el debate y/o la controversia.
11. Etiqueta tus artículos convenientemente, para que tus posibles lectores los encuentren con facilidad.
12. Responde a los comentarios con rapidez, para que tus lectores vean que los valoras.
13. Facilita la difusión de tus artículos con aplicaciones que los enlacen a las redes sociales.
14. Blogea siempre que puedas. Un blog que no se actualiza frecuentemente es un blog muerto.
15. Promociona tu blog siempre que tengas ocasión, tanto on-line como off-line.

Se podrían incluir otros muchos consejos, como el de cuidar la calidad del diseño del blog, o el de evitar las faltas ortográficas y gramaticales, pero tampoco tampoco soy la Real Academia del Blog, y creo que con lo anteriormente dicho es suficiente.

¿Cuánt0s de estos mandamientos no cumplo habitualmente y cuántos no cumples tú?

Por poner un ejemplo: una empresa que fabrique tuercas podría editar un newsletter en el que hablara de las investigaciones sobre materiales, resistencias y aplicaciones de dichos materiales. Podría ser una publicación con edición independiente, pero financiada por la empresa. Si estas publicaciones fueran de interés para al cliente, incluso monografías, el cliente las conservaría y tendría en cuenta a la empresa productora a la hora de hacer sus pedidos. Esta empresa habría conseguido un vínculo con el posible cliente y una confianza del mismo, por el prestigio que esta información le aporta al proveedor.

Si ampliamos este planteamiento a una página web, podemos encontrar varias características positivas:

• Como hemos dicho la existencia de secciones de interés para el cliente, aportan prestigio al proveedor, respecto de la competencia.
• Las publicaciones exigen una actualización periódica, y esto también puede crear un vínculo periódico por parte del cliente hacia la empresa proveedora.
• La inclusión de secciones de contenidos y su actualización aumentan las posibilidades de visibilidad en los diferentes buscadores y además su sóla existencia suele proporcionar un mejor PageRank.
• Los propios contenidos pueden tener repercusión, por el uso de los mismos que hagan los lectores, en otros medios, tanto impresos como electrónicos, con lo que amplificamos su difusión con un mismo esfuerzo.

Se puede provocar una ampliación de la difusión de estos contenidos elaborados mediante diversas acciones:

• Elaboración de notas de prensa, a partir de estos contenidos elaborados, para su difusión en medios de comunicación del sector (los artículos técnicos y de opinión suelen ser muy bien recibidos en las redacciones, sí tienen la calidad suficiente. Las noticias sobre nuevas inversiones, acuerdos entre empresas y nombramientos se suelen publicar, dependiendo de la importancia de la empresa y de si esta inserta publicidad en el medio).
• Envío de Boletines o Newsletters, tanto impresos como electrónicos.
• Redifusión de los contenidos a través de redes sociales como Facebook, Linked-in, Xing, Twitter o similares.

Algunas secciones que podemos incluir en nuestras páginas web para conseguir estos efectos:

• Sección de Noticias. Pero no incluir sólo noticias aburridas de la propia empresa, sino reportajes de interés para el sector, entrevistas a clientes y proveedores,  novedades técnicas, etc.
• Sección de Eventos. No está de más recordar cuales son las citas obligadas en nuestro sector.
• Sección de Publicaciones. Hacer reseñas y recomendaciones de publicaciones puede atraer a muchos usuarios.
• Sección de Vigilancia Estratégica. ¿Que se comenta en las principales publicaciones de nuestro entorno?. Se pueden desarrollar pequeñas herramientas que rastreen y reúnan esa información en nuestra página web.
• Sección de Consejos. Una buena sección de consejos sobre cómo utilizar nuestros productos puede ser la mejor atracción.
• Sección de Preguntas Frecuentes (FAQ). Para evitar tener que explicar la misma cosa 100 veces. Muy útil y junto con la sección de consejos puede, además, ayudar a descongestionar nuestro departamento de atención al cliente.

Este tipo de marketing no suele conseguir resultados inmediatos, sino que trabaja la idea de la lluvia fina, en la promoción de la marca. De todas formas la difusión expandida es más barata que la publicidad tradicional, aunque difícilmente medible a la hora de las ventas.

Después de algunos años de desarrollar estas estrategias, en Vinaixa Comunicación y Diseño estamos trabajando, junto a profesionales del periodismo y la comunicación, en un servicio (todavía en fase de pruebas) al que hemos denominado Siem 2.0 (Sistemas de Información Empresarial), que creemos que puede ser una buena opción para que las pequeñas y medianas empresas (también asociaciones y colegios empresariales) puedan utilizar estos recursos, sin excesivas inversiones.